A Hapvida NotreDame Intermédica possui uma rede de mais de 68 mil colaboradores. Unificar os processos internos e a comunicação com seus funcionários é um desafio, especialmente por ter profissionais em diversas posições na área da saúde, tanto administrativas como assistenciais. Essa centralização foi possível através de uma única plataforma, que oferta mais de 50 ferramentas integradas e permite transformar as ações dos usuários em pontos, trazendo a gamificação para engajar os colaboradores. Dessa forma, é possível usar a Gamificação viabilizando uma campanha com milhões de interações.
Hoje, a empresa, fruto da fusão entre a Hapvida e a NotreDame Intermédica, é a maior operadora de saúde do Brasil e da América Latina. Atualmente está presente em todas as regiões do Brasil e tem mais 16,1 milhões de clientes odonto e saúde. Sendo também uma das maiores empresas verticalizadas do mundo, oferecendo cuidado integral em saúde de Norte a Sul do país.
A junção de gigantes da saúde
Após a fusão, em 2022, a empresa passou a contar com mais de 68 mil colaboradores. Expandindo, assim, o desafio da gestão interna. A organização passou a contar com grandes empresas de saúde, além das unidades integradas espalhadas por todo o país, cada uma com seus próprios canais de comunicação, com suas particulares e sistemas. Com isso, veio a necessidade de unificar tudo.
Antes, eles contavam com algumas intranets e aplicativos, mas, segundo Giovânia de Alencar, analista de Comunicação Corporativa: “Isso gerava muito retrabalho. Uma campanha, por exemplo, era desdobrada em todos os nossos canais. Então, um dos objetivos também era unificar em uma só plataforma, para gastarmos esforço com outras atividades estratégicas”.
Esse objetivo deu início a um projeto de captação de novas opções disponíveis no mercado. Era primordial incluir interatividade, já que antes eram necessárias várias plataformas com possibilidades de interação distintas. Também foi essencial uma plataforma que permitisse integrar todos os sistemas de gestão de pessoal, para facilitar a jornada dos colaboradores.
Em busca da plataforma para engajar 68 mil
O projeto de buscar uma nova plataforma começou com o time de Inovação, que pesquisou as empresas disponíveis no mercado que atendiam aos pré-requisitos determinados pelas necessidades da Hapvida NotreDame Intermédica. Após encontrar opções compatíveis, começaram as fases de testes com um grupo-piloto.
Esse era formado por cerca de 5 mil profissionais segmentados, representando um recorte real de toda a organização, incluindo os setores administrativo e assistencial, de vários estados. Confira a seguir alguns dos pré-requisitos avaliados durante o período de experiência com as plataformas selecionadas:
- Integração de todos os sistemas utilizados;
- Reset de senha facilitado;
- Possibilidade da criação de aba corporativa, com informações personalizadas sobre a empresa;
- Plataforma white label, flexível para personalização com a marca empregadora;
- Permitir publicações em vídeo;
- Permitir pesquisas;
- Interatividade com colaboradores;
- Informações de acessos para administradores;
- Métricas de uso da plataforma;
- Gamificação.
“Constatamos que a Beehome seria a que mais nos atenderia dentro de todos os pré-requisitos listados e um deles foi a Gamificação. A plataforma oferece um engajamento diferenciado, com curtidas, comentários, ranking, grupos de trabalho. A possibilidade de interatividade foi umas das coisas que mais chamou nossa atenção”
Giovânia Alencar, analista de Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame Intermédica.
Depois de dois meses de testes, a Beehome foi escolhida por atender a todos os pré-requisitos. Porém, houve uma pausa por conta do momento da fusão das empresas. Novamente a plataforma passou por um novo período de validação, dessa vez, com toda a equipe de Governança de TI, Tecnologia da Informação, Segurança da Informação e Compliance, além de análise dos critérios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Lançamento
Houve um pré-lançamento para o time de RH, com um webinar direcionado para explicar a novidade. Depois, em março deste ano, a plataforma foi lançada para todos os mais de 68 mil colaboradores, intitulada de “Nossa Gente”.
“Vi que era bem intuitiva. Pude aprender rapidamente os caminhos e dar todo o suporte para a manutenção e atualização diária da plataforma”
Jackson Araújo, analista de Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame Intermédica.
A plataforma da Beehome abriu novos caminhos para as ações que já eram desenvolvidas. Transformando o canal de comunicação em uma intranet interativa e colaborativa, houve uma mudança no modo de comunicar pelo meios já usados. Agora, os comunicados enviados por e-mail, mural físico e programa de comunicadores – pessoas que disseminam a comunicação, levam as pessoas à plataforma.
Empoderando colaboradores
Hoje, o “Nossa Gente” já conta com mais de 33 mil cadastros. “A plataforma teve uma aceitação muito grande desde o início, a gente teve um trabalho muito grande de empoderar as áreas até elas serem responsáveis por suas comunicações”, declara Giovânia.
“Com todos os colaboradores dentro de uma plataforma, um comunicado fica disponível rapidamente. Também é mais fácil das pessoas acessarem”
Jackson Araújo, analista e Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame Intermédica.
Você se preocupa com a maturidade digital ao permitir que seus funcionários criem seus próprios posts em uma Rede Social Corporativa Interna?
Giovânia relata que durante o período de testes, esse empoderamento foi bastante estudado. “Tivemos várias trocas internas e externas, se daria certo dar essa possibilidade às pessoas, delas conseguirem publicar e comentar. No final, as interações sempre foram muito positivas, foi algo bem avaliado durante o nosso período de teste”, explica.
Ela também ressalta que ocasionalmente vão ter situações de comportamentos que precisam de um alinhamento. A dica aqui é preparar toda a empresa para essa abertura de possibilidades, com treinamentos e campanha de Boas Práticas, algumas das ações feitas pela Hapvida NotreDame Intermédica. Além de acompanhar as publicações e caso uma pessoa publique algo fora do contexto corporativo, “conversar, educar, falar sobre as boas práticas”, atitudes que o time de Comunicação Corporativa mantêm atualmente com a plataforma, de acordo com Giovânia.
“As pessoas acabam publicando a rotina delas e deixam acessível para todos. Nos deparamos com muitas histórias emocionantes que fazem com que todas as pessoas conheçam e tenham essa troca, que é muito enriquecedora. Por ser o coração da nossa empresa: cuidar de pessoas, cuidar de vidas”
Giovânia Alencar, analista de Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame Intermédica.
Algumas dessas histórias se transformam em conteúdo a ser divulgado internamente pela equipe de Comunicação, colocando as experiências dos colaboradores em destaque na plataforma.
Gamificação: colaboradores com autonomia
As campanhas de Gamificação desempenham um papel essencial para incluir todos os mais de 68 mil colaboradores na plataforma, estimulando o interesse em públicos diversos. Por isso, ela foi um pré-requisito muito importante para a empresa durante a seleção, devido ao desafio de envolver profissionais espalhados em diversas localidades e particularidades.
“Como somos uma empresa de saúde, temos muitos enfermeiros, atendimento de hospital, pronto atendimento, clínicas, pessoas que não têm acesso ou não ficam muito tempo com o computador e celular. Então, veio essa necessidade constante de fazer campanhas de engajamento”, relata Giovânia.
Portanto, durante a primeira fase de implantação da Beehome, o foco foi integrar toda a parte de comunicação. Desde o lançamento do “Nossa Gente”, vêm sendo realizadas campanhas gamificadas de engajamento para colaboradores. Sendo a primeira campanha uma pesquisa de perguntas sobre a empresa, em que as pessoas com mais acertos participaram de um sorteio de vouchers em delivery. A segunda, foi na campanha de Páscoa, com uma “caça aos ovos”, em que os ovos ilustrativos foram colocados simbolicamente em comunicados e ao final, as pessoas tinham que responder onde eles apareceram.
Engajamento de milhões
Já a última campanha foi a “Engajamento de Milhões”. Nela, a pessoa com mais interações determinadas na plataforma no recurso de ranking, durante um mês de duração, ganharia um Iphone 14. A declaração da vencedora registra bem o poder da gamificação em envolver, conectar colaboradores de uma nova maneira e com incluir por meio do ambiente virtual.
Aline Diesel, auxiliar administrativa de Porto Alegre.
De acordo com Giovânia, após o primeiro estímulo para conhecer a plataforma durante as ações, o engajamento dos colaboradores se mantêm de forma espontânea. “Percebemos que elas permanecem, pois quando lançamos algum ficado, rapidamente temos muitos comentários e curtidas”, registra.
Agora o próximo passo é seguir com campanhas gamificadas para estimular o acesso de todos os colaboradores à plataforma, além de dar continuidade à fase de integração de todos os sistemas da organização. Etapas apoiadas fortemente pelo time de Suporte e Desenvolvimento da Beehome para fornecer uma plataforma de acordo com as necessidades da Hapvida NotreDame Intermédica.
